Informační systém pro správu dokumentů a spisová služba plně pokrývá potřeby menších a středních společností všech typů a zaměření. Základem je stabilní technologie Microsoft Windows SharePoint Services V3. Systém umožňuje spravovat dokumenty, sdílet je a verzovat. Dále vést knihu příchozí a odchozí pošty včetně uživatelsky definovaných metadat k jednotlivým dokumentům. Účinně pracovat s workflow práce s dokumenty a vést uživatele k cíli. Dále systém umožňuje spravovat kontakty, společně plánovat jednání, schůzky a řídit neživotné zdroje (auta, zasedačky atd.). Všechny činnosti je možné provádět vzdáleně, neboť systém je spravován přes webové rozhraní.
V rámci implementace ve společnosti LDN Vršovice byly využity všechny výše zmíněné vlastnosti s maximálním důrazem na efektivitu procesů při práci s dokumenty, jednoduché ovládání a variabilitu prvků v jednotlivých obrazovkách systému.
Základní informace o projektu
Zákazník:
Léčebna dlouhodobě nemocných Vršovice (dále léčebna nebo LDN) spadající pod Městkou část Praha 10
Url:
www.ldnvrsovice.cz
Oblast:
Česká republika
Sektor:
zdravotnictví
Technologie:
Microsoft Windows SharePoint Services V3, Microsoft SQL server
Termín realizace:
08.2008-01.2009
Reference:
Ing. Miloslav Netušil, ekonomický ředitel, email: miloslav.netusil@ldnvrsovice.cz, telefon: +420 267316436
Zákazník
Léčebna dlouhodobě nemocných Vršovice spadající pod Městkou část Praha 10. Léčebna prošla nákladnou rekonstrukcí a svou péči poskytuje od 1.12.2008. Léčebna se kromě obvyklé dlouhodobé ošetřovatelské péče o chronicky nemocné pacienty věnuje také specializované ošetřovatelské péči a rehabilitaci zaměřené na cílenou a včasnou mobilizaci a aktivizaci pacientů s kardiovaskulárními onemocněními a pacientů po úrazech a operacích. Vybavení je postupně doplněno o komplement zahrnující kromě základních biochemických a hematologických vyšetření a základních radiodiagnostických metod (rtg, sonografie) i nukleární magnetickou rezonanci.
Výchozí situace
V roce 2008 proběhla rekonstrukce objektu Léčebny a s novým otevřením pro pacienty se hledala koncepce práce s dokumenty napříč jednotlivými odděleními. Koncepce byla navrhována s ohledem na postupující digitalizaci výstupů a vstupů a dále s ohledem na povinnosti organizace spravovat a archivovat dokumenty dle Zákona 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů.
Řešení - implementace
Na základě zpracování vstupní studie proveditelnosti navrhla společnost BUSINESS PARTNERS FOR YOU (dále BP4U) implementovat Správu dokumentů a spisovou službu na technologii Microsoft Windows SharePoint Services V3 s uložením dat v MS SQL.
Implementace systému pro 20 uživatelů trvala 6 měsíců. Projekt byl rozdělen do tří etap.
V první etapě (předimplementační) probíhaly konzultace se zákazníkem, zpracování katalogu požadavků na budoucí systém, popis interních procesů v organizaci s ohledem na práci s dokumenty a vytvoření studie proveditelnosti. Dále vybrat technologii, která bude základem budoucího informačního systému.
Po akceptaci navrženého řešení proběhla realizace ve dvou implementačních etapách.
V první etapě byla implementována základní spisová služba digitální dokumenty, sdílené kalendáře.
Ve druh etapě bylo implementována rozšířená spisová služba s workflow a speciálním rezervačním modulem na objednávky straby pro personál.
Každá implementační etapa zahrnovala implementaci funkčních celků s následným testováním systému v pilotním provozu v prostředí zákazníka a zaškolením personálu
Standardní nastavení
Snahou BP4U bylo maximálně využít standardní nastavení systému s minimalizací úprav pro specifické činnosti v jednotlivých odděleních a však s přihlédnutím k potřebám Léčebny a jejich zaměstnanců.
Standardní nastavení zahrnuje:
-
Systém správy dokumentů – Document Management Systém (DMS)
-
Spisová služba – evidence Příchozí pošta, Odchozí pošta, Interní dokumenta evidence archivace dokumentů
-
Digitální dokumenty – správa a verzování veškerých elektronických dokumentů
-
Kontakty – evidence a sdílení firemních a osobních kontaktů
-
Sdílený kalendář – společné plánování
-
Správu uživatelských rolí a práv
Zhodnocení
Projekt ověřil správnost a dostatečnost představy BP4U o rozsahu a potřebách organizace a doplnil bílá místa v LDN v procesních postupech. S odstupem od uvedení do provozu lze konstatovat, že díky plnohodnotnému procsu vývoje a dobrému vstupnímu školení zaměstnanců nebyly zjištěny žádné závažné nedostatky.
Systém je používán v rutinním provozu a pro případné změny a jeho další rozvoj je podporován službou helpdesk BP4U.